"LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES"

Parte I

Modelo de Leavitt

Existen varios modelos de organización como sistema, uno de ellos es el Modelo Sociotécnico de la organización desarrollado por Leavitt, H. J. (1965). Crea un modelo que describe a la organización constituida por cuatro componentes interrelacionados.

Considera a la tecnología, las tareas, las personas y la estructura organizativa en la que funcionan como cuatros variables interdependientes, visualizadas como puntas que definen un diamante.

Los elementos de este modelo se agrupan en dos subsistemas:

El Subsistema Técnico: que incluyen los trabajos (tareas) que van a desempeñarse, la forma en que se dividen esos trabajos y su coordinación (estructura), y los equipos, instalaciones, instrumentos y demás (tecnología). Este subsistema es el responsable de la eficiencia potencial de la organización.

El Subsistema Social: en el que se encuentran las personas, sus características físicas y psicológicas, las vinculaciones y relaciones tanto individuales como grupales. Este subsistema es el encargado de transformar la eficiencia potencial en eficiencia real.

El modelo Leavitt se basa en la fuerte interdependencia entre los componentes de los dos subsistemas. Esta característica que el modelo asume es importante considerarla durante el diseño del sistema administrativo y del sistema de información.

Ahora bien, para dar un caso práctico veremos cómo un cambio en el elemento Tecnología repercute en los demás dada la relación que tienen.

Podría ser la implementación de un software para alguna pyme o institución para mejorar el sistema administrativo y llevar un control de ventas de mercaderías así como también de stock y facturación. Este desarrollo requiere de una instalación de servidores que permitan el ingreso al sistema (cambios en la estructura), también son necesarios los cursos de capacitación para ejercitar al personal y que aprendan a usar el nuevo sistema (cambios en las personas). Y por último, la ejecución de las actividades habituales que se hacían en forma manual como puede ser el cobro o la registración de las facturas y pagos, se hace ahora de forma automatizada, lo que agiliza considerablemente las tareas (cambios en las tareas).

Parte II

Ciclo de Vida de un Dato

Ahora bien, explicando en un caso concreto, por ejemplo "Solicitud de Fondos para la ejecución de un programa del Ministerio de Desarrollo Social", podría expresarlo así:

1- Generación y Captura de Datos (ingreso de datos al sistema): la generación o captura de datos pueden tener lugar en virtud de una transacción interna o de una externa a la organización. En este último caso puede realizarse por ejemplo con la recopilación de documentación necesaria para el armado del expediente, y redactar la nota de solicitud de fondos especificando los motivos.

2- Evaluación: cuando los datos son generados, capturados o recuperados, casi siempre es preciso evaluarlos para determinar si tienen que ser sometidos a procesamiento ulterior, devueltos al almacenamientos o destruidos, por eso desde la dependencia que se tramitará realiza un control sobre si cumple con los requerimientos necesarios para darle curso.

3- Destrucción: termina la evaluación, si los datos no tienen valor o son incorrectos para el sistema en cuestión, deben ser eliminados o borrados del medio en que se encuentran almacenados, por lo tanto se debe estar seguros de que la documentación es correcta.

4- Almacenamiento: los datos que sirven al sistema son almacenados en algún medio o soporte, como por ejemplo en una base de datos en una computadora. En este caso son ingresados al sistema de registro de Expedientes  por el área Mesa de Entradas, se caratula y se le asigna un número, con el que luego se hará el seguimiento.

5- Transporte: los datos se transportan una y otra vez, durante el ciclo de vida, de un proceso a otro. El transporte se puede realizar por ejemplo por medio de un documento físico o uno digital, en este último caso puede ser por ejemplo a través de una red de computadoras. Para el caso del recorrido del expediente desde las distintas áreas se hacen pases por sistemas, para dejar una constancia del proceso, haciendo intervención de competencia cada una, y sirve para saber en cualquier momento dónde se encuentra físicamente el expediente. Además se lleva en mano de una dependencia a otra y se registra por cuaderno.

6- Recuperación: los datos pueden ser recuperados en forma manual o bien utilizando algún medio digital como ser una computadora, logrando que la misma se realice en forma rápida. Si necesitamos hacer una corrección o recuperar un dato que resulte importante en algún punto del expediente se busca en el lugar que figure por sistema, haciendo pases en mano, sin registrarlos en la red, solo por cuaderno, y una vez corregido vuelve al lugar para seguir su curso.

7- Reproducción: si consideramos que la reproducción de datos es la copia de un original, la misma se puede realizar muy fácilmente utilizando un determinado procedimiento del sistema operativo con una computadora si los datos están almacenados en un archivo digital o con una fotocopiadora si los mismos se encuentran en papel. 

8- Clasificación: los datos a menudo se acumulan en forma aleatoria y deben ser ordenados para que sean útiles. Aún los que han sido ordenados y clasificados posiblemente se necesiten en otra forma de ordenamiento diferente. Esto se aplicaría previo al inicio del expediente.

9- Análisis: los datos pueden analizarse antes de su uso mediante la identificación de áreas de interés o por medio de la inspección que realice el usuario. Este análisis sería la intervención de competencia antes nombrada, que hace cada área por la que pasa el expediente antes de su aprobación final.

10- Operación: las operaciones se realizan sobre los datos cuantitativos (sumando, restando, mutiplicando, etc.) para modificar su forma. Otras veces se utilizan formulas o ecuaciones (por ejemplo estadísticas) para desarrollar su significado. También existen operaciones de tipo lógicas sobre datos cualitativos. Aquí la operación sería por parte del Área de Administración que controla los fondos disponibles y asigna dicha solicitud a la partida correspondiente haciendo la afectación presupuestaria necesaria.

11- Síntesis: a menudo se requiere agrupar un conjunto de datos para estructurar un todo significativo a un informe completo. Este sería el caso del dictamen que emite la Dirección de Asuntos Jurídicos por ejemplo, aprobando o remarcando si algo no se encuadra dentro de la normativa vigente.

12- Utilización: una vez transformados en una forma significativa para ser utilizados, los datos se transforman en información. Luego de ser utilizados, la información retorna a los datos, que son evaluados para saber si conviene guardarlos en su forma original o en otra. Para finalizar el ciclo el Área de Despacho es la encargada de emitir la Resolución Ministerial que aprueba la solicitud inicial. El expediente vuelve al área donde se inició con dicha resolución como documento que aprueba el trámite.

Para el caso de los distintos informes dentro de un sistema de información, en el caso de la Secretaría de gestión, del Ministerio de Desarrollo Social, podrían ser:

• Informes Periódicos:  sería el caso de las planillas de asistencias del personal, así como el registro de horas extras, para su posterior liquidación. El control interno de expedientes, para saber dónde se ubica y qué demora tiene en cada dependencia.
• Informes de Datos Críticos: conocer los saldos de las partidas de las que luego se hacen las afectaciones presupuestarias para responder a las demandas de las distintas áreas para la ejecución de las políticas del Ministerio.
• Informe al Instante: Cuando se solicita información sobre un expediente en particular, a través de la red interna se puede saber dónde se localiza para ir a consultarlo, es decir, dar un reporte de donde se encuentra y qué demora tiene en ese lugar.
• Informe de Excepción: Ante emergencias producidas por siniestros naturales por ejemplo, el Ministerio brinda ayuda y necesita obtener fondos de manera rápida por lo que recurre a la consulta de las partidas existentes y ve de qué manera puede responder a la situación no prevista y que excede al normal procedimiento, afectando recursos existentes y luego haciendo su posterior reposición.

Si tuviera que mencionar efectos positivos de los Sistemas de Información diría:

Control efectivo de las actividades de la organización.

Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.

Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.

Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.

Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.

Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.

Por el lado de los efectos negativos:

El tiempo que pueda tomar su implementación.

La resistencia al cambio de los usuarios.

Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.

Reflexión

El ciclo de vida de un Dato es un proceso fundamental para toda Organización, toda etapa es importante e irrelevante, ya que cualquier falla que se produzca en alguna de ellas, generará información errónea y por consiguiente llevará a a toma de decisiones equivocada que entorpezcan la marchan de la organización.
Por eso, es muy importante, tener en cuanta todas las etapas y no pasar por alto ninguna, eso dará como resultado "información" confiable y oportuna.

Fuentes

Diagram.ly - URL: www.diagram.ly  - Consultada 24/10/2014