MS-ACCESS: Introducción - Insertar una imagen en un Formulario

Conceptos básicos de Access 2007

Base de datos.

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Tablas de datos.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

Consultas.

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.

Formularios.

Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes.

Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Páginas.

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.

Macros.

Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.

Módulos.

Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.

Insertar una imagen en un Formulario

Como ya ha desarrollado mi compañera Cintia en su Blogfolio acerca de qué es un formulario, cómo crear uno, cómo usar el asistente  y modificar el diseño, ahora pasaré a explicar cómo introducir una imagen.

Luego de crear nuestra base de datos, crear nuestra tabla, por ejemplo de Artículos, con los campos deseados, agregamos un campo más llamado Foto. A continuación se debe recordar que cuando estamos diseñando la tabla en el campo donde colocaremos la foto, debemos elegir el tipo de dato y aquí seleccionamos Objeto OLE.

C60 - Insertar Campo Imagen en un Formulario

E1: Nos paramos en el campo foto y hacemos clic contextual y seleccionamos la opción Insertar Objeto.

E2: Se abre un cuadro de diálogo donde debemos elegir el tipo de objeto en este caso es imagen de mapa bits y hacemos clic en aceptar.

E3: A continuación se abre Paint y debemos ir al menú Edición, Pegar desde y buscamos nuestra imagen. Para salir vamos al menú Archivo y elegimos salir y volver a artículos.

Listo ya pusimos una imagen en Access. Para ver como quedó, debemos crear un formulario de esa misma tabla.

A continuación comparto un video en el que lo explica de manera sencilla:

Insertar Imagen en Formulario - Access

C61 - Insertar Encabezado y Pie de Página en un Formulario de Access

La vista diseño de formulario

La vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del formulario.

E1: Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre él para seleccionar la opción en el menú contextual.

Nos aparece la ventana Diseño de formulario:

E2: El área de diseño consta de tres secciones:

La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.

La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.

La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.

E3: Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botón Encabezado o Pie del formulario de la pestaña Organizar:

E4: Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

E5: Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior.

Reflexión

Office Access 2007 proporciona una experiencia completamente nueva para mí, versiones anteriores no contaban con la interfaz de usuario de office fluent, un nuevo panel de navegación y una vista de ventanas por fichas. Esto hace que sea más fácil utilizar dicho software. Incluso sin tener experiencia con bases de datos, cualquier usuario puede realizar un seguimiento de la información y crear informes para tomar decisiones mejor fundadas.

Fuentes

AulaClic - URL: http://www.aulaclic.es/access2007/b_2_1_1.htm - Consultada 5/11/2014

Youtube - URL: https://www.youtube.com/watch?v=Ut_8cbqiJvo - Consultada 5/11/2014
AulaClic - URL: http://www.aulaclic.es/access2007/t_11_3.htm - Consultada 5/11/2014